ご利用者の声

日本GCIジャパン事務局 宋 麻美 様にお話を伺いました。

使おうと思ったきっかけは?

GCIジャパンには、メンバー企業が約80社あり、ワーキンググループへ各社からメンバーを派遣して頂いています。また、大きな会議帯が8つ位ありますので、会議参加人数が300人程になります。

これまでは、全会議の出欠確認をメールで行っておりましたので、全て集計するのに1日掛かっておりました。何かいい方法がないかと思っていたところに、知り合いから紹介頂いたのが出欠確認ドットコムです。サイトを見せて頂いたところ、まさに今必要としている機能を持ち合わせていました。それがきっかけです。

使用にあたっての導入基準は?

出欠確認ドットコムを使用する提案をしたところ、賛成のご意見が多かったのですが、セキュリティーや個人情報保護の面でややご心配の方がいらっしゃいました。しかし、プライバシーマークを取得し、IDCセンターにサーバーが管理されていることなどの点をご説明すると、みなさん納得して下さいました。

使ってみていかがですか?

作業が半減どころか8分の1くらい大幅に減少しました。今までは、メールのやりとりに追われる時間が3〜4時間程ありました。それが、出欠確認ドットコムだと、全部やったとしても30分あれば終わるほどです。

督促メール、出欠状況が一覧で見えるところもいいです。メールで出欠確認をしていた時は、メール抽出時に抜けがあったりしましたが、出欠確認ドットコムの場合はそれがないので良いですね。また、回答率も9割位ですので殆どのメンバーが回答してくれています。

メンバー様の感想

会議の参加者にとっては、返事する手間はメールと一緒ですが、他の参加メンバーも出欠状況が分かる点がとても良いです。参加メンバーによって提案事項の内容やトピックも調整できるので役立っています。

また、出欠確認がメールで行われていた時には、他のメールに埋もれてしまい、気付かない時もありましたが、出欠確認ドットコムにログインすれば、全ての会議情報が把握できるので、案内が行き届かないなどの問題はなくなりました。

出欠確認ドットコムの良いところを一言

「不必要な労力を使わなくてすむ。効率よく時間を業務に回せる。」

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